Dimmi come scrivi l’e-mail e ti dirò chi sei

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La mail ha sicuramente trasformato il modo di lavorare, facendo risparmiare tanta carta e velocizzando lo scambio di informazioni. Non è l’unico metodo informatico di comunicazione, ma, a differenza degli altri, ha una valenza più formale, come quella delle vecchie lettere. All’interno delle aziende esistevano, per quello che ne so io, anche altri sistemi di comunicazione cartacea, più immediati della lettera, utilizzati per la comunicazione tra un ufficio e l’altro, che utilizzavano dei moduli prestampati con un numero di protocollo progressivo. La mail è uno strumento ormai entrato nell’uso comune della maggior parte delle persone, ma il suo uso dovrebbe essere interdetto a buona parte di essi. In realtà, io non sono il più titolato a parlare di questo argomento, perché me la cavo, ma non sono certo un esperto di programmi per l’ufficio o di posta elettronica.

Riguardo all’argomento, io sono sostanzialmente un autodidatta, perché il mio approfondimento si è limitato alla lettura del libro di Beppe Severgnini “Italiano. Lezioni semiserie”, il quale dà dei consigli pratici e semplifica molto la vita quando si affronta la scrittura di una mail (e non solo). In particolare, l’analisi che segue si riferisce all’uso della posta elettronica per lavoro e in azienda, quindi fornisce una visione parziale, che potrà essere ampliata dalle esperienze dei lettori. Il mio scopo è quello di puntare il dito su alcune irritanti abitudini, che elencherò e commenterò.

1 – Mettere in indirizzo, come destinatario diretto, più di una persona.

A meno che non si tratti di una mail informativa di carattere generico, il destinatario è uno: deve essere chiaro chimminchia deve rispondere, senza dare ai vari destinatari, l’alibi  (per far finta) di pensare che debba rispondere l’altro. Atteggiamento un po’ codardo per sbolognare un problema e poter dire che tutti lo sapevano.

2 – Scelta dei destinatari senza chiedersi quale posizione occupano.

Non inviare la mail a chiunque, partendo dalla signora delle pulizie, per arrivare fino all’amministratore delegato. Ma porca puttana, dimostra di capire quello che stai facendo!

3 – Scrivere l’oggetto accazzo.

L’oggetto, deve quasi evitarmi di leggere la mail: o perché già so, o perché non mi interessa il dettaglio in quel momento (nel qual caso il coglione non avrebbe nemmeno dovuto mandarmela, ma lasciamo perdere). Sai, con la cassetta di posta intasata, l’oggetto è fondamentale, per farmi almeno aprire la mail, prima che te la schiaffi direttamente nel cestino (qui qualcuno già pensava male), nel qual caso, potrò sempre dire che avevo il PC piantato.

4 – Iniziare la mail con degli stucchevoli convenevoli nell’intestazione.

Io sono diretto: non metto nemmeno “Sig.”, parto direttamente con cognome-virgola-a capo, perché è un rapporto di lavoro, quanto di più formale (e interessato) esista e quindi vado subito al sodo; odio chi mette i titoli  “Ing.” o “Dott.” a prescindere, senza sapere. Mail che se le stampi, colano unto.

5 – Usare il neretto, le sottolineature e i caratteri grandi.

Sei maleducato e me lo fai subito capire: è come se io entrassi a casa tua urlando e mi sedessi in salotto mettendo i piedi sul tavolino. Sei stronzo per definizione.

6 – Usare dei font e degli sfondi eccentrici.

Be’, che dire, sei un minchione ed un esibizionista, generalmente hai poco da dire, in concreto.

7 – Scrivere i concetti in modo sconclusionato e con frasi contorte.

A parte quelli che hanno difficoltà oggettive, questi sono di quelli, che pensano di avere sempre ragione e, sostanzialmente scrivono a se stessi, senza pensare che devono farsi capire dagli altri. I classici arroganti e prepotenti. Quello di cui mi volete parlare, voglio saperlo già alla prima riga; poi, voglio tre righe semplici, non di più, per lo sviluppo del concetto e se è necessario uno sviluppo più articolato o un elenco di punti – minchia – mettetemeli in ordine d’importanza, con una sequenza logica, in modo che io non debba spaccarmi il cranio per capire che cos’avete in quelle teste di cazzo!

8 – Fare inoltra di una mail il cui contenuto era solo per te  o non era divulgabile a terze parti.

Sei un infame, a volte scrivi apposta solo a me, per ottenere la risposta e io, che mi fido, ti rispondo informalmente. Tu, con freddo cinismo, premi il tasto inoltra, commentando: “Vi giro la risposta di…” Mi fotti così, con estrema leggerezza, bravo, ma che faccia di merda che sei.

9 – Non mettere al fondo della mail uno straccio di firma con i riferimenti.

E’ un po’ come andarsene via senza salutare. Atteggiamento superficiale e presuntuoso. Una chiusura al dialogo reale tramite telefono, sei anche cafone.

10 – Scrivere una mail invece di parlarsi.

Non avere la dignità e l’orgoglio di alzare il telefono o il culo dalla scrivania. Ignorare mezzi (come Skype) per videoparlarsi o condividere documenti, immagini e disegni. Far finta di non conoscerli per mantenere il massimo distacco. Siete i finti aziendalisti, quelli che in realtà remano solo per se stessi e contro l’azienda, praticamente zavorre.

Bene, questi “dieci comandamenti” sono solo uno sfogo e non ci sono conclusioni da trarre. O meglio, se ne avete, fatelo voi. Certo, nessuno “nasce imparato” e tutti “si può essere sbagliati”, ma – come diceva qualcuno – a pensar male si fa peccato, ma spesso ci si azzecca.

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13 pensieri su “Dimmi come scrivi l’e-mail e ti dirò chi sei

  1. Per fortuna io non scrivo mai mail informali e quindi posso permettermi di giocare come piace a me con le persone con cui intendo parlare.
    Solitamente evito i preamboli e se sono alle prime missive mi firmo, altrimenti non mi firmo neanche: ma siamo fuori dall’ambito professionale, ovviamente.
    Mi piace l’idea di catalogare le persone come «stronze per definizione».

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    1. Io ho estremizzato, riferendomi perlopiù all’uso strumentale e paraculistico di questo mezzo. Io scrivo poche mail informali, sul lavoro. Per quel tipo di comunicazione privilegio il contatto diretto o via istant messaging. Chissà quante altre realtà esistono oltre alla mia dove ciò che dico non vale. Per definizione nel senso che se non avevi idea di chi potesse essere di quella categoria, adesso ce l’hai 🙂

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    1. Sul 10 non transigo. Quando si può, bisogna valorizzare e rivalutare il rapporto umano. E’ efficace e semplifica.
      Il 9, ovviamente dipende, dalla confidenza, ci sta in certi casi, ma attenzione solo se c’è confidenza.
      Il 5 lo faccio anch’io ma finalizzato alla spiegazione, non per dare del coglione a chi legge. Credimi c’è chi lo fa per attaccarti o metterti alla berlina, soprattutto se ha messo tanti per conoscenza.
      Comunque è normale pensarla diversamente.

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      1. il 5 (evidenziazioni) lo faccio perchè troppa gente non ha tempo/voglia di leggere le email quindi io evidenzio le frasi topiche del discorso in email piuttosto lunghe.

        IL 9 (firma) non vedo che problemi morali e di bon ton possa generare: è una questione di professionalità, di immagine verso il cliente, ma io scrivo praticamente solo email interne tra aziende del gruppo e tecnici esterni. Pochi fronzoli e tanti risultati!

        Il 10 (email anzichè voce) lo trovo indispensabile per più motivi: pararsi il culo, avere/dare il promemoria, far restare qualcosa di scritto riguardo i motivi delle decisioni prese.
        Noi usiamo la cassetta di posta elettronica anche come archivio di informazioni: cassette da Gigabyte dove non si cancella niente, anzi si backuppa.
        Indispensabile nelle aziende dove non si pianifica un cazzo, non si fanno le specifiche, non si documenta un cazzo. 😀

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  2. Ogni ambito lavorativo ha i propri meccanismi e per quanto riguarda il mio scrivere anzichè telefonare significa “lasciare una traccia” di ciò che si è detto. A parte ciò direi che è fondamentale anche per le mail personali evitare di fare inoltra, re-inoltra, re-re-inoltra lasciando la sfilza di indirizzi dei destinatari precedenti perchè oltre ad essere antipatico e fastidioso è un ottimo mezzo per incappare negli spammer.
    Perchè non fai di questo decalogo una versione in linguaggio pulito e la fai circolare al lavoro? Ovviamente via mail.
    ciao

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